営業活動において用いる企業データベースの信頼性は、営業活動の成功に大きく影響します。そこで、オプトインデータである信頼性の高いデータベースを使用することで、安心して営業活動に活用できると同時に、営業活動の質を高めることが可能です。本記事では、データベースの信頼性が低い場合に起こりえるリスクや、信頼性の高いデータベースを利用するためのポイントについて解説します。
データベースの信頼性とは
まずはデータベースの信頼性についての考え方を説明します。
データベースの信頼性とは、データの正確性、鮮度、網羅性、信用性、有用性などの要素を総合的に評価したものと考えられます。また内容だけではなく、データの安全性を担保するセキュリティも大きな要素のひとつです。
以下は主な要素の詳細です。
■正確性
データが事実と合致しているかどうかを示します。例えば、企業名、代表者名、住所、電話番号、業種、事業内容などの情報が正確であることが重要です。
■鮮度
データが最新の状態であるかどうかを示します。企業の倒産や合併、移転などの情報について、最新情報が反映されていることが大切です。
■網羅性
ターゲットの対象となる企業を網羅しているかどうかを示します。営業リストを作成するのであれば、自社の営業目標やターゲット市場に合わせて、必要な企業をもれなくリストアップするために不可欠な条件です。
■信用性
データの提供元が信頼できるか。言い換えると「信用できる情報であるか」を示します。データベースを購入する場合には、データの収集方法や品質について提供元が適正な運営を行っており、かつ実績があるかを確認する必要があります。
■有用性
自社事業に役立つデータかどうかを示します。事業活動に必要な情報が網羅されており、必要に応じて情報抽出の操作ができなければいけません。また、現場の社員が使いやすい形式で提供されている必要があります。
データベースの信頼性が低い場合に考えられるトラブル
データベースの信頼性が低い場合、ビジネスの場で思いがけないトラブルとなりかねません。
最も気を付けたいのが、データ収集における不正アクセス禁止法、著作権法、個人情報保護法などの法規への抵触です。特に、個人を特定できる個人情報が含まれているデータベースを購入する場合には、十分な注意が必要です。個人情報保護法には「本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」との規定があります。第三者への情報提供について同意を得ていない個人データを購入してしまうと、個人情報保護法に抵触する懸念があります。ただし、オプトインデータであるデータベースであれば、第三者へ提供可能です。
ほかにも、データベースの信頼性が低いことで、以下のようなトラブルが起こる可能性があります。
・誤情報による、顧客や取引先との信頼関係の低下
・金銭的な損失（商品やサービスの誤送付、誤請求トラブルなど）が発生する可能性
・情報漏えいやサイバー攻撃の危険性の高まり
データベースの信頼性が低くなってしまう原因
データベースの信頼性が低くなってしまう原因としては、以下のようなことが挙げられます。
■オプトインデータではない
オプトインデータとは、個人情報を利用することについて、事前に本人（企業含む：以下同様）の同意を得て収集されたデータのことです。オプトインデータであれば個人情報保護法への抵触を気にすることなく、安心してデータ活用に利用できます。
■データの収集量や更新頻度が不十分である
データを事業に役立てるためには、見込顧客を網羅していることが必要です。そのためデータの収集量が不十分な場合、データ活用の効果が下がる可能性があります。また、データの更新頻度が不十分で最新の状況を反映していない場合も、やはり事業活動の質が下がることが考えられます。
■データの提供元の信頼性が低い
オプトインデータとは、個人情報を利用することについて、事前に本人（企業含む：以下同様）の同意を得て収集されたデータのことです。オプトインデータであれば個人情報保護法への抵触を気にすることなく、安心してデータ活用に利用できます。
■データの品質チェックが不十分である
データの品質チェックでは、データの正確性、最新性、完全性、一貫性などの観点からデータのチェックを行う必要があります。チェックが不十分な場合には、情報として不確実なものとなります。
■データの誤りや欠落が放置されている
データの誤りや欠落が放置されていると、データの利用者が誤った情報をもとに判断や意思決定を行う可能性があります。
■データの改ざんや不正アクセスが行われている
データの改ざんや不正アクセスがある場合、入手した情報の信頼性が担保されず、損害を被る危険性があります。
■セキュリティ体制が構築されていない
堅固なセキュリティ体制が構築されていない場合、上記で示したようなデータの改ざんや不正アクセスなどのリスクが存在します。
データベースの信頼性を高めるポイント
信頼できるデータベースを利用するためにはどうしたらよいでしょう。データベースは外部の業者から買い取るケースが多いですが、買い取ったデータベースの、社内での取り扱いも重要です。そこでデータベースの提供業者を見極めるポイントと、自社でデータベースを取り扱う際のポイントを解説します。
信頼できるデータベースの提供業者を見極めるポイント
オプトインデータかどうか
オプトインデータかどうかは、データベースの信頼性を評価するうえで重要なポイントです。事前の同意を得て収集するオプトインデータは、本人の自由意思に基づく情報であることと確認できます。そのため、一般的な手法で収集されるよりも信頼度が高いです。個人や企業が内容を確認したうえで自発的に提供しているため、情報自体が確かであるといえます。
データベースの提供業者の信頼性をチェックする
データの提供元は、どのような組織や企業なのか、どのような収集方法なのか、データ品質保持の体制、セキュリティ対策を講じているのか、などに注目します。実績や情報の出どころは特に重要です。
鮮度の高いデータベースを利用する
情報は変化するため、定期的に更新されるデータベースを利用することも、データの信頼性の確保には大切です。更新頻度が高いほどデータが最新の状態に保たれ、誤った情報がデータベースに残るリスクが減少します。
自社でデータベースを取り扱う際のポイント
データの品質チェックを定期的に実施する
データの品質チェックを定期的に実施し、データの誤りや欠落を早期に発見し、迅速に修正対応を行います。
具体的なチェック項目は以下のとおりです。
✓データの形式や内容が正しいか
✓データ自体に誤りや欠落はないか
✓データの整合性が保たれているか
データのセキュリティ対策を講じる
データのセキュリティ対策を講じることで、データの漏えいや改ざんへの防止策となります。セキュリティ対策には、データのアクセス制御、暗号化、ログ監視などがあります。
外部パートナーに依頼する
外部パートナーにメンテナンスを依頼することで、データの収集や品質チェックなどの専門性を高められます。パートナーによっては、必要に応じて不足しているデータを購入することも可能です。
高い信頼性が魅力のオプトインデータである
タウンページデータベース
タウンページ（職業別電話帳）の掲載される情報をデータベース化し、さまざまな業種の企業・自治体へ提供しているタウンページデータベース。その特徴と信頼性が高い理由を紹介します。
タウンページデータベースの主な特徴
信頼性
NTT東日本・NTT西日本のタウンページ掲載情報をもとにしているため、情報源が明確なオプトインデータです。法令を遵守しているため、情報の活用後も法的なトラブルが発生しにくく安心してお使いいただけます。
網羅性
データ総数は約800万件※。BtoB、BtoCのいずれのビジネスにも対応できる幅広い情報を網羅しています。
情報鮮度
毎月1回更新されるため、常に新鮮な情報を活用できます。鮮度の高い情報は、スピーディーなビジネス展開の強みとなります。
使いやすさ
約1,900業種※の豊富な職業分類のなかから、業種を絞り込んだ企業リストを提供します。自社が必要とするデータを確実に入手できます。
オプトインデータであるタウンページデータベースであれば、提供されているデータ自体の信頼性が高いうえ、データクレンジングなどのメンテナンスサービスも提供しています。信頼性・網羅性・鮮度など営業活動に必要な要素が備わっており、貴社の営業活動に貢献します。
※2023年3月末現在
信頼性の高いデータベースが事業推進を強化する
現代の企業活動においては、データ活用が大きな役割を果たします。データが集約されたデータベースは、まさにすべての事業の起点ともなる存在です。しかし、そのデータベースの信頼性に不安があると、営業活動や意思決定に際して支障が出るおそれがあります。データベースの信頼性の欠如は、企業にとっての重大なリスク要因です。
NTTタウンページのタウンページデータベースは、データの出どころが明確なオプトインデータです。自社で現在使っているデータベースの信頼性に不安がある場合には、ぜひタウンページデータベースの活用をご検討ください。
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参考
2024年1月執筆
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