データをどのように集めれば良いのか、活用の仕方でお悩みではないでしょうか。
新たなビジネス戦略の構築や社内の業務効率化には、収集したデータを分析してビジネスに反映させる必要があります。
データの収集や管理・運用を行うことをデータマネジメントと呼びますが、データを収集するだけで活かしきれていない企業が多くあります。
ビジネスを展開していく中で得られる顧客データや社内データは会社の資産です。資産であるデータを適切に活用することで、ビジネスのさらなる発展に貢献できるはずです。
この記事では、データマネジメントのメリットや具体的な活用ポイントを解説します。
データマネジメントとは？
まずはデータマネジメントの概要についてご紹介します。
データの管理
データマネジメントとは、データの管理をすることです。企業がビジネスを展開していく中で得られたデータを登録・更新・運用することで、ビジネスの新たな戦略構築や社内の業務効率化などを目指します。
ただ、多くの企業が得られたデータを整理することに終始してしまい、活用しきれていない現状があります。
データの種類
データの種類としては、大きくビジネスデータとメタデータに分かれます。ビジネスデータは業務で使うデータ全般を指しており、メタデータは各データの項目名を表すデータです（作成日、更新日、サイズなど）。
ビジネスデータはさらに、構造化データ（データベースに格納できるもの）と非構造化データに別れており、構造化データは顧客や社員を表すリソースデータ、販売進捗などを表すイベントデータ、分析できるような形にした集計系データに細分化されています。
なぜデータマネジメントが必要なのか
データマネジメントが必要な理由としては、例えば集約されたデータを分析し新たなビジネス戦略の立案に繋げるなど、事業や会社全体の発展に大きく役立てることができるからです。
ビジネスを運用する中で得られた大量のデータを保管しているだけではビジネスの発展に繋げることが出来ません。データを運用するためには目的に合わせてデータを整理し、集計データの分析をおこなう必要があります。
近年では顧客の購買行動が多様化したことで得られるデータが細分化していますし、業務のIT化や新しいシステムの導入などで社内のビジネスプロセスが複雑化しています。
大量に集まるデータを整理するだけでも大変な作業になっていますが、ビジネスの発展に活用するためには必要な業務であることを忘れてはいけません。
データマネジメントを始める手順
データマネジメントを始めるための一連の流れを確認しておきましょう。
・目的を決める
まずはデータマネジメントの目的を検討します。なぜなら、情報を整理しても使い方が分からなければ、作業時間を無駄にしてしまう恐れがあるからです。効率化を目指しているのに真逆の行動をしてしまうわけにはいきませんよね。データマネジメントでは、最初にデータを活用するための目的を決めましょう。
・データの収集・整理
目的を決めたらそれに合わせてデータの収集・整理をおこないます。集計がしやすいよう表記を揃えたり、全角・半角どちらで入力するかを決めるなど、データを登録する際の共通ルールを設定しておくと良いでしょう。項目ごとに整理することで、後から必要なデータを検索する際も手間なくできるようになります。
・データ取り扱いの社内周知
データを整理する環境が整ったところで、取り扱いに関する社内周知をおこないます。データは会社の資産ですから、取り扱いには慎重になる必要があるからです。情報漏洩などが発生すれば会社の信用問題に関わりますから、セキュリティ面の管理も徹底して実施する必要があるでしょう。
・ビジネスに活用
最後に目的に沿ったデータ分析を行い、ビジネスに活用します。ただし、データ分析をしても明確な対策案が出ないこともあるかもしれません。その場合はデータ収集の方法を変更するなど改善していきましょう。
最初に目的を設定することで、整理して終わりではなく、先に進むサイクルを生み出せるようになります。
データマネジメントのメリット
データマネジメントを実施して得られるメリットには以下のようなものがあります。
<データマネジメントのメリット>
必要なデータがすぐに見つかる
精度の高いデータを元にビジネス戦略を立てられる
集計データから社内業務プロセスの課題を発見できる
多様化する顧客ニーズに対応したビジネスプランを立てられる
業務効率化を図ることで、仕事のパフォーマンスが上がる
データの取り扱いを周知することで、セキュリティを確保しながら運用ができる
入力ミスや誤った削除など、データ管理の人為的ミスを防止できる
データマネジメントはビジネス面や社内業務の改善点を数値で明確に確認することを可能にします。適切に運用することで多くのメリットを得られるはずです。
データマネジメントを構成する要素
データマネジメントは3つの要素で構成されています。
データマネジメント戦略
計画を建てるためのプロセスです。戦略の立案や必要データの定義、運用の評価方法を検討します。
データマネジメント組織
続いては組織を定義するプロセスです。データを管理する責任の所在の明確化、組織運営のルール作成、運営状況やリスクの確認方法の検討をおこないます。
データマネジメント・オペレーション
戦略と実行組織を構築したら、実際の運用に入ります。データ利用の目的の定義からデータ収集・整理、データ活用までを実際に運用します。
データマネジメントの活用ポイント
データマネジメントを効果的に活用するためのポイントを解説します。
最新のデータに更新する
最新の状態を保ちましょう。古い情報では正しい分析ができない場合もありますので、情報を定期的に更新することが大切です。＜データの最新化！クレンジングで顧客データの精度向上！＞
目的に合わせたデータ収集システムを設置する
システムを導入する際は、データ活用の目的にあったものを選びましょう。システムありきになると、使いづらかったり欲しいデータを集められないといった結果を招く恐れがあります。
スモールスタートで運用する
試験期間を設けることで改善がしやすくなりますし、いきなり大きくはじめて社内の混乱が発生するのを防止します。徐々に収集データを増やしたり、ある程度運用に成功してから社内周知をするなど慎重に進めると良いでしょう。
データをビジネスに活かす
得られたデータをビジネスに活かしたり、社内業務の効率化に利用することがゴールになります。データ整理や収集で終わらせないようにしましょう。
検証・改善をおこなう
データ分析の精度を高めるためには改善のサイクルを生み出すことが大切です。一度で完璧なシステム構築は難しいですから、ブラッシュアップしながら進めていきます。
まとめ
企業のパフォーマンス向上にはデータマネジメントが不可欠です。
データを収集・整理するだけで終わらせないよう、運用前にデータ利用の目的を検討しておくと良いでしょう。
データは会社の大切な資産です。
データ整理の作業を無駄にすることなく、ビジネスへの活用や社内業務改善に繋げていきましょう。
ただし、いきなり大きくスタートし失敗してしまわないように改善の余地を残し、小さく始め検証ながら続けていくことが大切です。
2022年11月執筆
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